Jste svědomití a pracovití, takže sociální sítě jdou během vaší pracovní doby stranou a věnujete čas pouze svěřeným úkolům nebo činnostem, abyste všechno stihli a mohli jít včas domů. Věděli jste ale, že i jeden z pracovních nástrojů vás o ten čas někdy okrádá?

vyřizování mailů

Přijaté a přečtené zprávy ohrožují vaší pozornost, soustředěnost a zvyšují chybování. Zadáváte objednávku do systému nebo tvoříte důležitý dokument. Dohledáváte si potřebné informace, musíte u toho přemýšlet, jste ve stresu a tlačí vás čas. Přesto během této činnosti ještě několikrát zkontrolujete e-mail nebo se necháte vyrušit vyskakujícím upozorněním. Zjistíte, že někdo od vás potřebuje další úkol, ke kterému přejdete a předchozí práci odkládáte. Takto se dostáváte do bludného kruhu. Po několika hodinách se opět vracíte k prvnímu úkolu a než se zorientujete, co je vlastně už hotové a jak máte vlastně pokračovat, tak uplynou jednotky nebo desítky minut. Nemluvě o zbytečných chybách, způsobených nedostatečnou pozorností.

Dlouhé odpovědi jsou prokrastinací, ať se vám to líbí nebo ne. Schválně si spočítejte, kolik minut zabere vaše standardní a běžná odpověď na přijatou zprávu. Jestli ve finále vytvoříte slohovou práci, tak jste nejenom přišli o několik minut, ale příjemce se může v textu ztratit, něco vynechat nebo špatně pochopit a problém je na světě. Zaměřte se na stručné, ale výstižné sepsání patřičné odpovědi a zvažte, jestli se některé neopakují. Jestli ano, tak si potom vytvořte šablonu. Uvidíte, že je to pohodlnější.
obálky nad dlaní

Jak z toho všeho ven? Stanovte si intervaly a vypněte si upozornění o novém e-mailu. Jestli se vaše práce skládá primárně z rychlé odpovědi na dotazy klientů nebo zákazníků, tak se obtěžujícímu vyskakovacímu okénku nevyhnete. Pokud to však není vaší primární náplní práce, tak si upozornění v nastavení vypněte a e-mail kontrolujte třeba jen jednou za hodinu.