Jak vybudovat dobrý informační systém


Ať už s tím souhlasíme nebo ne, informace jsou zkrátka základ každého našeho rozhodování, od toho, kdy a kam půjdeme nakoupit po to, jakou školu vybereme pro naše děti. Ovlivňují každičkou oblast našeho života. Bez nich bychom zkrátka nepřežili.

 

Dnešní doba je však charakterizovaná jejich přemírou. Stále nové a nové věci se na nás valí ze všech stran, až máme problém se v nich vyznat. Které jsou důležité a které můžeme klidně vypustit? Ne každý to dokáže správně určit.

elektronické uchovávání informací

Platí to však nejen v běžném životě, ale i ve všech firmách. Ty si proto musí vybudovat informační systém, kterým se budou řídit. Ten však musí splňovat několik důležitých požadavků.

 

V první řadě musí dodávat pouze relevantní informace, tedy ty, které firma opravdu potřebuje. Je nutné, aby odfiltroval veškerý balast, který by je mohl ovlivnit, stejně jako věci, které jsou pro chod firmy nepodstatné. Tak se totiž výkonní pracovníci nebudou muset probírat hromadou dat a hledat ta skutečně důležitá.

kniha – původní zdroj informací

Další nutnou vlastností je spolehlivost. Je nutné, aby dodávaná data byla vždy pravdivá, bez ohledu na to, zda potěší vedoucí a manažery. Pouze tehdy totiž bude možno dělat správná rozhodnutí, která přispějí ke zvýšení zisku firmy.

 

Stejnou váhu má také včasnost dodaných informací. Pokud přijdou se zpožděním, v době, kdy už bylo dávno nutné učinit rozhodnutí, je to prakticky stejné, jako by nepřišla vůbec. Toho je třeba se vyvarovat. Naštěstí dnešní doba a především moderní technologie umožňují jejich rychlý sběr i zpracování, takže se s tímto problémem příliš nesetkáme.

 

Dalším požadavkem je jejich syrová podoba. Neměly by být zatíženy žádným komunikačním šumem ani jiným balastem, nýbrž dodávány v jasné, srozumitelné a snadno pochopitelné formě. Proto je také nutné, aby prošla přes co nejméně lidí.

 

Kdo někdy hrál jako dítě „tichou poštu“ ví, jak snadno se dá význam sdělení změnit. Tomu je třeba zabránit, je tedy nutné minimalizovat počet článků, a to především lidského faktoru, přes který bude procházet. Jen tak lze zachovat její správnost.

 

Jak je vidět, správnost informací ovlivňuje spousta věcí. Je tedy nutné, abychom zajistili jejich snížení či dokonce eliminaci. Jen tak obdržíme správná data a budeme moci dělat správná rozhodnutí. A to je to nejdůležitější jak v podniku, tak v životě.